SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS PENGELUARAN HANDAYANI MART

Disusun oleh

1.      Sherly Nurmala Dewi                   72114130

2.      Silviana Damayanti E. P.              7211413032

3.      Uswatun Khasanah                       7211413037

4.      Danu Sumbogo                             72114130

5.      Hardima Roy Wicaksana              72114130

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2014

DAFTAR ISI

BAB I  PENDAHULUAN.................................................................................................

A.    Latar Belakang..................................................................................................

B.     Rumusan Masalah..............................................................................................

C.     Tujuan................................................................................................................

D.    Manfaat.............................................................................................................

BAB II  LANDASAN TEORI...........................................................................................

A.    Pengertian Sistem Informasi Akuntansi..................................................................

B.     Siklus Pengeluaran...................................................................................................

BAB III RANCANGAN SISTEM....................................................................................

A.    Ruang Lingkup Sistem............................................................................................

B.     Informasi yang Dibutuhkan Manajemen.................................................................

C.     Unit Organisasi yang Terkait...................................................................................

D.    Dokumen yang Dibutuhkan....................................................................................

E.     Catatan Akuntansi yang Digunakan........................................................................

F.      Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem............................................................

G.    Flowchart.................................................................................................................

H.    Pengendalian Intern.................................................................................................

BAB IV KESIMPULAN...................................................................................................

A.    Kesimpulan..............................................................................................................

B.     Saran   ............................................................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang Masalah

Seluruh usaha yang dilakukan oleh suatu entitas pasti ingin mendapatkan laba maksimal dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Untuk mencapai tujuan perusahaan secara efisien, diperlukan informasi yang berkaitan dengan perusahaan.Agar informasi tersebut dapat bermanfaat,  maka  perlu  dilakukan  pencatatan dengan sistematis atas data-data transaksi yang ada  serta  penerapannya  dalam  perusahaan sesuai  dengan  standar  yang   berlaku  yang digunakan  untuk  menghasilkan  laporan keuangan.

Dalam Sistem Informasi Akuntansi, terdapat beberapa bagian yang penting. Salah satunya adalah siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemprosesan informasi terkait, yang terus menerus yang berhubungan dengan pembelian atau transaksi lain yang menyebabkan perusahaan harus mengorbankan secara ekonomis kas yang dimiliki.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Siklus pengeluaran juga diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan.

Siklus pengeluaran kas yang terjadi secara nyata di perusahaan belum tentu sama dengan teori yang ada. Bisa jadi perusahaan menggunakan prosedur yang dianggap lebih ringkas dan sesuai dengan kebutuhan usahanya, sehingga prosedur atau teori yang ada terkesan diabaikan. Sebenarnya, dalam penetapan kebijakan perusahaan memang merupakan hak prerogative dari perusahaan itu sendiri untuk membentuk aturan yang dibutuhkan dalam entitas usahanya.Maka dari itu, kami berniat untuk melakukan studi lapangan mengenai siklus pengeluaran di Handayani Mart. Kami ingin mengetahui seberapa jauh perbedaan antara teori dan praktek yang terjadi dilapangan.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah yang kami angkat adalah:

1.      Bagaimana fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi yang diterapkan pada Handayani Mart yang berkaitan dengan pengeluaran kas?

2.      Apakah Sistem Informasi Akuntansi tersebut telah berjalan efisien dan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan Handayani Mart?

3.      Apakah prosedur yang digunakan telah sesuai dengan teori yang ada atau belum?

C.    Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari observasi yang kami lakukan adalah:

1.      Mengetahui fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi yang diterapkan dalam Handayani Mart terutama yang berhubungan dengan sistem pengeluaran.

2.      Untuk mengetahui Sistem Informasi Akuntansi tersebut telah berjalan efisien dan efektif  atau tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan Handayani Mart.

3.      Mengetahui kesesuaian antara teori dengan praktik yang ada dilapangan.

D.    Manfaat Penulisan

1.      Bagi penulis, laporan observasi ini diharapkan dapat lebih mengembangkan kemampuan dan sebagai sarana untuk memperbaiki sikap dimasa mendatang dalam membuat suatu laporan.

2.      Bagi pembaca agar mengetahui bagaimana SIA bekerja dalam suatu perusahaan terutama dalam pengendalian sistem pengeluaran.

3.      Bagi penulis lain laporan ini bisa menjadi referensi untuk pembuatan laporan selanjutnya dan menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya.

4.      Bagi perusahaan, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah ada terutama yang berhubungan dengan pengeluaran kas.

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem (system) adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil mendukung sistem yang lebih besar. Setiap subsistem dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan organisasi. Perubahan dalam subsistem tidak bisa dibuat tanpa mempertimbangkan dampak subsistem lain dan pada sistem secara keseluruhan menurut Marshall dalam bukunya Accounting Information Systems” (2014).

Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukam oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas yang diperlukan oleh manajemen.

Sistem Informasi Akuntansi dapat diselenggarakan secara manual maupun komputerise, atau kombinasi antara keduanya. Pada dasarnya proses yang dilakukan adalah sama, yaitu mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan data dan informasi. Dalam SIA, pengawasan intern membantu mendeteksi dan mencegah berbagai pengaruh lingkungan terhadap sistem.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu mengadopsi dan mengelola posisi strategis. Karena perkembangan teknologi dapat memengaruhi strategi bisnis. SIA yang merupakan bagian dari teknologi yang dimiliki perusahaan, maka sangat penting untuk mengidentifikasi peningkatan SIA yang mungkin menghasilkan keuntungan terbesar bagi perusahaan.

B.     Sistem Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jas ayang dibeli.Pengertian  pengeluaran  kas  menurut Mulyadi, dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi  (2008,  hlm.543)  pengeluaran  kas adalah suatu catatan yang dibuat  untuk melaksanakan  kegiatan  pengeluaran  baik dengan uang tunai yang digunakan  untuk kegiatan  umum  perusahaan.  Sedangkan menurut Hall (2009, hlm.330) dalam bukunya Accounting  Information  Systems, sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai  kewajiban yang timbul dari  sistem pembelian.

Dalam siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan terkait empat kegiatan ekonomi atau transaksi akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang, dan pelunasan utang. Siklus pengeluaran merupakan cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Seberapa besar perusahaan mengeluarkan biaya ekonomis untuk mendapatkan keuntungan bersih.

Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan kedalam laporan keuangan dan laporan kinerja.

Prosedur pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk menanggulangi berbagai ancaman dalam siklus pengeluaran. Kelemahan dalam proses pengeluaran dapat menghasilkan penyalahgunaan dalam hal pengeluaran terutama yang berkaitan dengan kas.

BAB III

RANCANGAN SIKLUS PENGELUARAN

A.    Ruang Lingkup Sistem

Sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sistem terdiri atas beberapa bagian yang memiliki karakteristik sama dengan sistem induknya. Bagian dari sistem semacam ini disebut dengan subsistem.

Sebuah sistem harus memiliki batas, sehingga seseorang dapat membedakan antara sebuah sistem dengan sistem yang lain. Secara umum, sistem pengeluaran dapat digambarkan sebagai berikut:                

Pemasok

                                 Barang & Jasa

Perusahaan Dagang

                                    Pengeluaran kas         

                                               

            Aktivitas bisnis dalam system pengeluaran mencakup permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan barang, pengeluaran kas (pembayaran pembelian), penggajian, dan pembayaran beban-beban usaha lainnya yang berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas.

System Pengeluaran yang diterapkan di Handayani Mart dibagi menjadi 2 bagian, yaitu secara manual dan komputerisasi. Seluruh transaksi yang berkaitan dengan system pengeluaran akan dibukukan atau dicatat secara manual oleh manajer toko, kemudian ketika toko ditutup, salah seorang karyawan akan membukukan seluruh transaksi yang terjadi secara komputerize pada hari itu juga, sehingga laporan yang dihasilkan bersifat harian.

B.     Informasi yang Dibutuhkan oleh Manajemen

Handayani Mart merupakan salah satu bagian atau cabang dari KPRI HANDAYANI. Karena merupakan anak cabang, maka terdapat 2 manajer yang mengontrol kinerja dari Handayani Mart, yaitu Manajer Toko dan Manajer Pusat KPRI.Masing-masing manajer memerlukan informasi yang berbeda mengenai keadaan toko.

Manajer toko Handayani Mart yang sekaligus merangkap sebagai tenaga pembukuan disana, memerlukan informasi mengenai seluruh transaksi yang terjadi, stock barang yang harus dibeli, serta saldo kas yang dipegang oleh bagian toko. Sedangkan manajer pusat di KPRI membutuhkan informasi mengenai laporan penjualan dan pembelian harian yang terjadi setiap harinya.

C.    Unit Organisasi yang Terkait

Secara umum, keseluruhan unit organisasi yang terkait dalam siklus pengeluaran adalah:

1.      Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari pemasok. Bagian pembelian ini dapat dilaksanakan oleh manajer toko yang berhak dalam mengambil keputusan seberapa banyak barang yang akan dibeli dan apa saja persediaan yang perlu ditambah.

2.      Kasir, bertanggung jawab untuk melayani penjualan dan order penjualan dari pelanggan.

3.      Bagian hutang, yang bertanggung jawab dalam segala sesuatu yang berkaitan dengan hutang. Bagian ini juga dapat diambil alih oleh manajer toko atau bagian keuangan.

4.      Bagian keuangan bertanggung jawab dalam mengurus keuangan toko dan memegang kas harian toko.

5.      Bagian Input Data yang bertanggung jawab untuk menginput data ke dalam komputer.

Sistem kerja di Handayani Mart tidak bergantung pada tugas masing-masing bagian. Seluruh bagian dapat berperan aktif dalam mengurus toko termasuk dalam proses pemesanan dan pembelian barang. Bagian yang dikhususkan dalam toko ini adalah bagian keuangan yang hanya terfokus pada tugas dan wewenangnya sebagai bagian keuangan yang memegang kas harian saja.Untuk bagian kasir dan lainnya dapat bertukar tugas sesuai dengan kelonggaran jatah atau tugas masing-masing bagian.

D.    Dokumen yang Dibutuhkan

Adapun beberapa jenis dokumen yang dibutuhkan dalam siklus pengeluaran adalah:

1.      Permintaan pembelian

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Pesanan Pembelian

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

3.      Laporan Penerimaan Barang

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

4.      Faktur Pembelian

Faktur pembelian adalah bukti transaksi pembelian barang secara kredit.

5.      Bukti Kas Keluar

Bukti Kas Keluar , yaitu bukti yang dibuat bagian toko atas pengeluaran kas yang berhubungan dengan pembelian.

6.      Memo Debit

Memo Debit , yaitu memo yang dikirim pembeli kepada penjual atas pengembalian barang yang rusak, tidak sesuai pesanan atau harga barang tidak sesuai dengan perjanjian.

7.      Laporan Penjualan

Output yang menunjukkan berapa penjualan hari itu, sekaligus menjadi laporan barang apa saja yang terjual. Struk ini dicetak oleh bagian kasir saat toko sudah tutup.

E.     Catatan Akuntansi yang Digunakan

Pencatatan akuntansi yang digunakan di Handayani Mart menggunakan system 2 kali, yaitu pencatatan manual dan komputerisasi. Pencatatan manual dilakukan sebagai control dalam arus kas yang terjadi, sekaligus arsip agar selisih kas dapat dicari penyebabnya dengan mudah. Sedangkan pencatatan secara komputerisasi dilakukan setelah toko ditutup yang akan menghasilkan keluaran (output) berupa laporan penjualan harian dan penggunaan kas setiap hari.

Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam jurnal khusus untuk mempermudah dalam pengklasifikasian transaksi dan pencatatan.

Untuk siklus akuntansi secara lengkap akan dilakukan oleh bagian akuntansi di kantor pusat KPRI Handayani. Bagian toko hanya berwenang untuk mencatat transaksi secara manual dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi yang telah terjadi.

F.     Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Prosedur yang digunakan dalam pembelian barang sebagai stok di toko adalah dengan melakukan order pembelian terlebih dahulu, kemudian barang akan diterima dalam jangka waktu 2 hari setelah pemesanan barang. Setelah itu, bagian pnerimaan barang akan menghitung jumlah barang yang diterima dan dicocokkan dengan kuantitas yang diorder. Kemudian, bagian keuangan akan mengeluarkan kas untuk membayar biaya ke pemasok atau bisa juga dilakukan secara kredit, yaitu pemasok akan memberikan sebuah faktur ke perusahaan.

Namun, prosedur pengeluaran kas yang diterapakan di HANDAYANI MART tidaklah sama dengan teori. Handayani Mart tidak ada pembagian tugas yang jelas, sehingga seluruh bagian dapat berperan aktif dalam melakukan transaksi pembelian.Meskipun demikian, manajer toko tetap melaksanakan fungsi pengawasan atau control agar prosedur yang ada tidak kacau.

G.    Flowchart

Mulai

1

2

Bagian pembelian                              Kasir                                Bagian  Hutang

           

                                             

Permintaaan Pembelian

Melayani  & Input Data Penjualan

Faktur Pembelian

 

                                                                                           

 

                                                                               

Pesanan Pembelian

Faktur Pembelian

Nota Kontan

Struk Penjualan

Laporan penjualan

Pencatatan Hutang

3

Pembelian Tunai / Kredit

 

Pelanggan

tunai                            kredit

4

3

 

Bagian Keuangan                                                          Bagian Input Data

BKK      2

Nota Kontan

3

4

 

Laporan penjualan

Faktur Pembelian

Nota Kontan

                                                                                                                                  

Laporan  Harian

Membuat BKK & Jurnal Pengeluaran

Input data harian

Faktur Pembelian

BKK      1

 

BKK      2

Pemasok

                                                                                                      

Kantor Pusat KPRI Handayani

Pencairan Dana

4

 

H.    Pengendalian Intern

Sesuai dengan prosedur pengendalian intern dalam system pengeluaran kas, terdapat beberapa prosedur yang dilakukan oleh Handayani Mart untuk memenuhi sitem pengendalian intern, yaitu :

1.      Ada struktur organisasi meskipun tidak begitu besar yaitu manager yang menjabat sebagai bagian keuangan, bagian pembelian, bagian kasir, bagian input data, bagian hutang. Karena lingkup handayani mart yang tergolong kecil sehingga pembentukan bagian-bagiannya tidak begitu besar guna efisiensi.

2.      Bukti kas keluar dicatat nama penerima kas yang telah dikeluarkan oleh toko untuk memastikan bahwa kas yang dikeluarkan benar-benar diterima oleh pihak yang berwenang.

3.      Bagian keuangan juga memiliki catatan terkait kas keluar untuk memastikan dan mencocokan jumlah kas yang ada di tangan.

4.      Pengeluaran kas yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari manajer toko

5.      Saldo kas yang ada harus dicocokkan setiap saat, sehingga kecil kemungkinan adanya pencurian kas.

6.      Bagian kasir dilengkapi dengan mesin penjualan khusus sebagai bentuk pengendalian terhadap kas yang keluar masuk dalam penjualan.

7.      Penggunaan CCTV dalam ruangan guna untuk mengontrol kinerja pegawai  dan sebagai bahan bukti sewaktu ada pencurian.

8.      Saat ada pencurian barang dan tidak ditemukan pelakunya, maka pegawai wajib mengganti sejumlah barang yang hilang. Hal ini mensiasati agar pegawai lebih berhati-hati.

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Siklus pengeluaran yang diterapkan di HANDAYANI MART belum sesuai dengan teori yang dipelajari secara formal di bangku kuliah.Pembagian tugas untuk masing-masing bagian masih belum sempurna karena hanya terdapat sedikit pegawai yang bekerja untuk mengurus toko.Selain itu, Handayani Mart masih termasuk ukuran toko yang kecil dan belum memiliki cabang, sehingga tidak memungkinkan untuk melakukan pemisahan tugas secara detail.

B.       Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, kami memiliki beberapa saran untuk Handayani Mart, yaitu :

1.      Lebih gencar melakukan usaha agar Handayani Mart dapat berkembang menjadi sebuah toko yang besar dan memiliki anak cabang seperti Indomaret dan Alfamart.

2.      Diadakan pembagian tugas yang jelas dan tertulis sehingga masing-masing bagian dapat bekerja secara efisien menurut tugas dan peranannya.

3.      Sebaiknya Handayani Mart memiliki laporan keuangan tersendiri yang terpisah dengan pusat untuk mengetahui perkembangan toko setiap periode secara jelas.